аналитика
Лучшие экспертные мнения, оценки и прогнозы в отношении экономики >>
-
6 марта 2013
Статья: Подготовка годового отчета общему собранию акционеров
Статья: Подготовка годового отчета общему собранию акционеров
Эрик Таранчиев, САРДиректор Института корпоративного управления и развитияПодготовка годового отчета общему собранию акционеров(Роль корпоративного секретаря общества)С чего начинается подготовка годового отчета общему собранию акционеров и когда?На вторую часть вопроса ответить просто – с момента окончания предыдущего годового общего собрания.С чего?Первое, что необходимо учесть при подготовке отчета к очередному общему собранию акционеров это то, какие решениябыли приняты на только что окончившемся собрании. С вопросов исполнения этих решений.В течение всего периода после собрания, секретарь общества отслеживает процесс исполнения решений собрания, ведетучет всех действий, направленных на реализацию принятых решений и отслеживает процесс исполнения. В этом и состоитодна из основных задач секретаря общества. Напоминать и подсказывать лицам и структурам, призванным реализовыватьрешения общего собрания акционеров о сроках и направлениях, о способах и масштабах, в общем, обо всем том, чтопозволит реализовать решения.Общим собранием акционеров утверждается бюджет общества на наступивший год. Исполнительный орган его исполняет,совет директоров отслеживает и заслушивает исполнительный орган, контрольный орган отслеживает и контролируетпараметры исполнения. Зона ответственности секретаря общества это мониторинг всех процессов, осуществляемыхзадействованными в реализации, лицами и структурами. Вовремя подготовить вопрос на заседание совета директоров,отслеживать прохождение всех процессов реализации со стороны исполнительного органа, держат руку на пульсе ввопросе контроля ревизионной комиссией и в конечном счете координировать совместные усилия на реализациюпоставленной собранием задачи. И так по всем вопросам повестки дня общего собрания, по всем принятым решениям.Весь процесс реализации фиксируется секретарем общества и ложится на стол совета директоров в виде информации опроцессе реализации и рекомендаций по корректировке или ускорению процесса исполнения поручения общего собранакционеров.К моменту подготовки годового отчета о деятельности общества, собранные сведения о процессе и результатах исполнениярешений общего собрания акционеров оформляются в виде итогового документа и включаются в годовой отчет. Акционерыдолжны и хотят знать, как и когда были реализованы те решения, что были приняты прошлым собранием.Объем, качество и сроки реализации принятых решений составляют основу для дальнейшего решения акционеров,например в процессе принятия решения по формированию выборных органов общества, такая информация можетподтолкнуть акционеров в ту или иную сторону.Далее идет обработка протоколов совета директоров и других органов. Все принятые на них решения. Результатыисполнения принятых решений, суммарные итоги деятельности каждого из органов общества. Кто должен этим заниматься?По совету директоров – сам совет директоров с непосредственным участием секретаря общества.По исполнительному органу – исполнительный орган со своим штатом и под пристальным вниманием секретаря общества,который постоянно отслеживает процесс принятия и исполнения решений исполнительного органа. Каким образом этодостигается? Самый простой и эффективный способ через участие секретаря общества в заседаниях исполнительногооргана. Присутствие секретаря общества на заседаниях исполнительного органа не всегда нравится членамисполнительного органа, но это вполне преодолимо, если секретарь общества делом доказывает свою полезность.Если такой вариант не используется, то секретарь общества проводит свою работу непосредственно по анализу документовисполнительного органа, протоколов его заседаний, отчетов по исполнению на ежеквартальном заседании советадиректоров, на котором исполнительный орган отчитывается перед советом директоров. Ну и конечно отчетисполнительного органа, подготовленный им самим к годовому общему собранию акционеров. Задача секретаря обществасогласовать формат предоставления годового отчета, в соответствии с принятой в обществе политикой подготовки отчетов.Ревизионная комиссия. Ревизионная комиссия проводит свои заседания минимум раз в квартал, когда готовит своисообщения для совета директоров. Секретарь общества должен наладить взаимоотношения с ревизионной комиссией такимобразом, чтобы стать связующим звеном, между советом директоров и ревизионной комиссией, это позволит обеимструктурам тесно сотрудничать и работать максимально плодотворно, в части контроля деятельности исполнительногооргана.Сводный отчет по каждому органу общества с выводами и рекомендациями также должен быть составной частью годовогоотчета.Далее необходимо подготовить документ, в котором отражаются вопросы, отражающие все взаимоотношения общества сакционерами.Анализ обращения акционеров в общество, в том числе по каждому органу отдельно. Анализ ведется как в количественном, так и в качественном отношении. Какие вопросы и как часто волнуют акционеров, почему именно такая группа вопросов, ане иная. Подготовленный секретарем анализ должен, на периодической основе, доводиться в течение года до советадиректоров, с целью принятия необходимых решений, возможно принятия новый корпоративных документов – положенийи политик. Часть этих документов может быть принята в течение года советом директоров, и тогда надо дать анализ илихотя бы показать тенденции, наметившиеся с момента принятия документа. Если же принятие мер, необходимых дляреализации нужд акционеров, находится в компетенции общего собрания акционеров, то необходимо сделатьпредложение от совета директоров по подготовке изменений и дополнений во внутренние корпоративные документы,принимаемые общим собранием акционеров или подготовить обоснование и проект решения общего собрания по такимвопросам.Итоговый документ, в который составными частями будут вышеуказанные разделы, включается в годовой отчет общества.Закон Кыргызской Республики «Об акционерных обществах» в статье 58 требует: «Ежегодно, не позднее чем за 20 дней додаты проведения собрания акционеров, исполнительный орган общества должен подготовить годовой отчет, баланс, счетприбыли и убытков, годовой бюджет и обеспечить акционерам доступность этих материалов для ознакомления.Исполнительный орган должен представить годовой отчет, балансовый отчет, счет прибыли и убытков и годовой бюджетобщему собранию акционеров».Годовой отчет, подготовленный исполнительным органом, является составной частью годового отчета общества, куда входятте разделы, о которых говорится выше. И значит сводный годовой отчет будет гораздо более информативен. Этот: «Годовойотчет общества подлежит предварительному утверждению советом директоров общества не позднее 30 дней допроведения годового общего собрания акционеров», в соответствии со статьей 79 того же Закона. Как видно имеютсяразночтения в сроках подготовки отчета.Что делать в таком случае? Действующее законодательство имеет ряд противоречий в сроках подготовки годового отчета. Надо исходить из наиболее жестких требований. Совет директоров никоим образом не сможет утвердить отчет за 30 днейдо собрания, если исполнительный орган подготовит его за двадцать дней до собрания. Во внутренних документахобщества, регламентирующих действия исполнительного органа надо иметь норму, которая обяжет исполнительный органготовить отчет несколько раньше, с тем, чтобы совет директоров смог исполнить требование Закона.Все финансовые документы и отчет исполнительного органа также являются составной частью годового отчета общества.Годовой отчет общества подписывается исполнительным органом и утверждается советом директоров для представления общему собранию акционеров.
